Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos

Este libro presenta, en forma de Manual de normas y procedimientos archivísticos, el resultado de los seis años transcurridos desde el inicio de la actividad del Archivo General de la Universidad Pública de Navarra. En todo el período el momento más importante ha sido el inicial, concretamente la decisión del modelo a seguir como armazón del Sistema Archivístico de la Universidad. Así la referencia metodológica adoptada es deudora del records management norteamericano y la gestion des documents administratifi practicada en Québec (Canadá), cimentada en el ciclo de vida completa del documento. De esa primera decisión es consecuencia todo el trabajo que le ha seguido hasta hoy: redacción de un informe-diagnóstico relativo a la situación documental de la Universidad sobre la base de una encuesta, aprobación por los órganos de gobierno del Reglamento del Archivo General, elaboración del cuadro de clasificación para la documentación administrativa (sobre el modelo pionero desarrollado en la Universidad Pompeu Fabra), puesta en marcha de la comisión de evaluación documental, establecimiento de los procesos relativos a organización, transferencia y acceso a los documentos, impartición de sesiones y cursos específicos de formación al personal, organización de los depósitos, adquisición de la aplicación informática, definición de una política de descripción, elaboración del calendario de conservación, edición de la página web, administración del Manual de procedimientos administrativos, y finalmente publicación del Manual de normas y procedimientos archivísticos. La norma ISO 15489:2001, 1 y 2, ha venido a avalar esta apuesta metodológica.

El Manual presenta una estructura simple y clara, representativa de la actividad archivística en la Universidad Pública de Navarra. Formalmente la información se presenta en dieciséis capítulos, dedicados cada uno de ellos a un ámbito específico de la actuación archivística: Sistema Archivístico, gestión de la documentación activa (archivos de gestión), gestión de la documentación semiactiva, gestión de la documentación histórica o de conservación permanente, clasificación de los documentos, descripción archivística, transferencia, consulta, préstamo y conservación de los documentos, Plan de Prevención frente a Desastres, programa de evaluación documental, programa de documentos esenciales, gestión de los documentos electrónicos, programa de formación y definiciones. Las celdas y numeraciones dentro de cada capítulo pretenden contribuir a una mejor comprensión y contextualización de las normas. Por su parte, los anexos contribuyen a esclarecer, como dimensión práctica, el contenido de éstas.